Nytt relatert til ordrer, betaling, faktura og refundering¶

Ordreflyten er oppdatert og endret. Tidligere ble faktura opprettet i det en kunde gjennomførte forhåndsbetalingen. Nå opprettes faktura først når bookingen er over (dagen etter). Dette medfører at det blir litt mer å passe på dersom det skjer endringer i perioden mellom forhåndsbetaling og bookingens sluttdato.

Trenger du å lese alt dette?¶

• Benytter du en betalingstjeneste (Vipps, Stripe eller PayPal)?
  • Ja; se neste spørsmål...
  • Nei; du kan avslutte lesingen nå
• Gjør du av og til endringer på en booking etter gjesten/kunden har booket og betalt?
  • Ja; det er lurt å sette seg inn i dette
  • Nei; du kan avslutte lesingen nå

Hvis du benytter en betalingstjeneste (Vipps, Stripe eller PayPal) og aldri gjør endringer på en booking (endrer datoer eller legger til/fjerner tilleggstjenester) så skal alt være som før, bortsett fra at faktura-dokumentet blir opprettet først etter at besøket er over. Hvis dette høres greit ut, så trenger du ikke lese videre.

Faktura opprettes nå automatisk dagen etter planlagt utsjekk ("booket til"). Men, siden det nå vil det være mulig å gjøre endringer på bookingen i perioden fra booking/forhåndsbetaling til dagen etter "booket til" (da faktura vanligivs opprettes), så må faktura opprettes manuelt.

Krev at bookinger blir sjekket ut før faktura opprettes¶

Automatisk opprettelse av faktura kan gjøres når utsjekk er utført. Som standard (uten dette valget) vil faktura opprettes dagen etter "booket til". Dersom dette valget benyttes, vil faktura opprettes dagen etter "booket til" (eller seinere) så fort bookingen er sjekket ut.

Når faktura ikke opprettes automatisk¶

Dersom det blir gjort endringer i en booking eller i fakturagrunnlaget vil faktura ikke opprettes automatisk. Noen eksempler på endringer som gjør at faktura ikke opprettes automatisk:

• Endret dato på booking (det skal betales mer eller mindre)
• Lagt til flere enheter (på gruppebooking, eller enkeltbooking er gjort om til gruppebooking med flere enheter)
• Lagt til tilleggstjenester på fakturagrunnlaget

Ny oversikt på bookinger¶

Tabellen litt nede på visningssiden for en booking har en oversikt over ordre, faktura og eventuell kreditnota relatert til bookingen.

Når en ordre er fullført og betalt av kunden vises en linje for ordre. Det er mulig å gjøre endringer på bookingen og fakturagrunnlaget (legge til tilleggstjenester).

Når faktura er opprettet vil linjen for fakturagrunnlag erstattes av en linje for fakturaen. Etter at faktura er opprettet kan ikke fakturagrunnlaget redigeres.

Opprette faktura manuelt¶

Når det har skjedd endringer som gjør at det blir mer eller mindre å betale må faktura håndteres manuelt. Ordrer som ikke blir behandlet automatisk vil vises i "Ordrerapport" (Hjem -> Rapporter -> Ordrerapport)

Bookinger med et Rest-beløp er også markert med en bakgrunnsfarge. For disse vil det ikke opprettes fakturabilag automatisk.

Hvis det gjøres endringer som medfører at kunden skal betale mer så vil dette komme frem i kolonnen Rest. Det betyr at det er et restbeløp som skal betales i tillegg til forhåndsbetalingen.

For å opprette en faktura for en booking med et restbeløp går man inn på fakturagrunnlaget. Fakturaen vil vise hva som er forhåndsbetalt og hva som gjenstår å betale (restbeløp).

I oversikten på bookingen vil fakturaen fremkomme og den vil ha et restbeløp inntil den er markert som betalt.

Når fakturaen er betalt kan den settes som betalt ved å gå inn på fakturaen og velge "Marker som betalt".

Når dette er gjort vil oversikten vise at det ikke gjenstår noe å betale på bookingen.

Refundering av forhåndsbetaling for kansellert booking¶

Tidligere måtte en forhåndsbetalt booking krediteres og refunderes siden det ble opprettet faktura før bookingen var over. Slik som vist nedenfor.

Siden det nå opprettes faktura først når bookingen er "ferdig" så er det kun nødvendig å refundere betalingen. Det gjøres nå fra ordren som man finner link til på visningssiden for bookingen.

Merk: Dersom det er opprettet en faktura for en ordre (spesielt aktuelt for ordrer som ble lagt inn før den nye flyten ble iverksatt) så må refundering og kreditering gjøres fra fakturaen, slik som tidligere. Gå til faktura fra bookingen og gjør slik som vist i første bilde under denne seksjonen.

1. Finn frem aktuell booking¶

2. Trykk på ordren og herifra kan betaling refunderes¶

Når betalingen er refundert så må også bookingen slettes eller settes til "gjestene kommer ikke" for at enheten skal bli ledig for booking igjen.